Зберігання та відновлення установчих документів ТОВ, методи автоматизації обліку і зберігання документів

  1. Які документи відносяться до установчих?
  2. Втрата і відновлення установчих документів
  3. Автоматизація запобігає втраті документів

Відповідно до російського законодавства і правилами ділового обороту, кожна організація повинна мати певний перелік юридичних правовстановлюючих документів, які мають тверду копію (паперовий вигляд) і складають юридичну справу ( «юрдело») організації.

Які документи відносяться до установчих?

  • Статут Товариства
  • Свідоцтво про державну реєстрацію (ОГРН)
  • Свідоцтво про постановку на податковий облік (ІПН)
  • виписка ЕГРЮЛ
  • Запис (лист) ИФНС про зміни в ЕГРЮЛ (в минулому - Свідоцтва про реєстрацію внесення змін до ЕГРЮЛ і в Статут)
  • Лист з кодами статистики
  • Наказ про призначення керівника
  • Протокол (Рішення) про створення Товариства
  • Протоколи (Рішення) загальних зборів учасників / акціонерів

Статут - єдиний установчий документ

Перераховані вище документи юрдела також часто називають установчими, хоча це не зовсім вірно, тому що відповідно до ст. 52 Цивільного кодексу РФ до установчих документів російських юридичних осіб, за винятком господарських товариств, відноситься тільки Статут.

У будь-якій організації установчі документи, як правило, зберігаються в окремій папці, яка, в свою чергу, зберігається в окремому шафі (сейфі). Спеціальні вимоги до порядку і термінів зберігання встановлені, наприклад, для акціонерних товариств . Для інших організаційно-правових форм (наприклад, для ТОВ), порядок і терміни зберігання строго не регламентовані.

Всі документи повинні видаватися під підпис!

Загальноприйнято, що відповідальність за зберігання установчих документів, як і договорів, покладається на бухгалтерію підприємства. У той же час, юристи можуть взаємодіяти з процесом обробки, коли передають (отримують) документи для нотаріального посвідчення або за запитами державних органів, які перевіряють, контрагентів. Таким чином, будь-який документ на протязі свого життєвого циклу може неодноразово передаватися на руки співробітникові. В цьому випадку, повинен бути забезпечений контроль їх руху і повернення.

Для цих цілей необхідно вести рукописний реєстр (або в форматі MS Excel), запис якого повинна містити такі відомості:

  • Виданий документ: його назва, тип (оригінал / копія), кількість аркушів.
  • Виконавець, який отримав документ.
  • Дата видачі.
  • Дата повернення (Видано до).

Документ, виданий виконавцю з папки «юрдела», повинен тимчасово замінюватися листом-заступником, що містить відомості записи видачі, а також підписи осіб, що видав і отримав документ. Цей лист-заступник також часто іменується лист, або опис, або протокол, або акт передачі .

Втрата і відновлення установчих документів

На практиці нерідко документи, видані виконавцю строго на певний час:

  • Затримуються виконавцем і повертаються невчасно.
  • У найгіршому випадку - губляться (як окремо, так і цілими папками).

При втраті неминуче постає питання - як відновити установчі документи ТОВ, ЗАТ, ВАТ тощо Цікаво, що відновлення установчих документів організації є досить поширеною послугою, яка надається численними юридичними фірмами-реєстраторами. У цьому легко переконатися, досить ввести відповідний запит в пошуковий рядок Яндекса:

У цьому легко переконатися, досить ввести відповідний запит в пошуковий рядок Яндекса:

З цього можна зробити висновок, що отримати потрібну інформацію про порядок відновлення документів буває непросто - Інтернет заповнений лише пропозиціями послуг. Розглянемо ряд таких особливостей процесу відновлення і отримання дублікатів:

  • За відновленням слід звертатися до податкових органів за місцем реєстрації підприємства, якщо мова йде про документи, завірених податковим органом: Статут, Свідоцтво про державну реєстрацію (первинне), Свідоцтво про постановку на податковий облік (ІПН). Форма заяви - довільна, проста письмова.
  • За відновлення установчих документів сплачується держмито в розмірі від 200 р. до 800 р.
  • Термін виготовлення дублікатів - до 5 робочих днів.
  • Видача дублікатів свідоцтв ГРН, або як це зараз називається Листів записи, припинена в зв'язку з втратою чинності Постанови Уряду від 19.06.02 р № 438 та виданням Постанови Уряду від 19.05.2014 № 462.
  • Для відновлення листи з кодами статистики слід звертатися до територіального органу Держкомстату.
  • Всі запити на отримання копій та дублікатів, а також безпосереднє отримання готових документів в податкових органах може здійснюватися як керівником організації, так і представником на підставі довіреності в простій письмовій формі.
  • Виписка ЕГРЮЛ становить усього лише «зріз» даних ЕГРЮЛ на момент часу, в зв'язку з чим, сенсу в її «відновлення» немає - досить запросити в ИФНС Виписку ЕГРЮЛ на поточну дату, в тому числі через електронний сервіс nalog.ru
  • Документи юридичної справи, які не містять друк або підпис державного (податкового) органу - Рішення і протоколи загальних зборів засновників (учасників), Накази Генерального директора, відновлюються без звернення до держорганів шляхом випуску додаткової копії (ий).
  • Печатка юридичної особи, відомості про видачу і втраті з 2002 р не відбиваються в обов'язковому порядку в загальнодоступному реєстрі печаток, також відновлюється організацією самостійно.

Автоматизація запобігає втраті документів

C Юрайт документи не губляться - не потрібно їх відновлювати!

Втрати, а значить і відновлення установчих документів можна уникнути, якщо спочатку створити правильну систему їх обліку, видачі та контролю повернення. Задля досягнення цієї мети може допомогти використання програмних продуктів. Саме таким продуктом є «Юрайт: Управління справами юросіб» .

З його допомогою можна вирішити такі завдання при роботі з установчими документами:

  1. Враховувати факти видачі документів, в тому числі, роздруковувати протокол Передачі документів (його ж можна використовувати як лист-заступник):
  2. Автоматично формувати реєстри документів по юридичним особам, які будуть відображати відомості про передачу документів виконавцям (затримані документи будуть підсвічуватися червоним кольором):
  3. Налаштувати сповіщення відповідальним співробітникам за певний час до або після дати повернення установчих документів:

Вас також можуть зацікавити:

Які документи відносяться до установчих?
Які документи відносяться до установчих?