Касові апарати для ІП з 2018 року: звичайні і онлайн

1. Що обіцяє оновлений закон 54-ФЗ з 2018 року
2. суть змін
3. Відео: 54-ФЗ на практичних прикладах
4. Онлайн-каси - навіщо потрібні
5. Що таке онлайн-каса - види і принцип роботи
6. Скільки коштує каса нового зразка
7. Касові апарати для різних систем оподаткування
8. Таблиця: терміни впровадження нових кас
9. Відео: як оформити БСО або квитанцію без онлайн-каси
10. Алгоритм зміни для ІП
11. Штрафи за оновленим 54-ФЗ
12. Таблиця: список штрафів для ІП з поясненнями

Згідно з новим положенням, IP зобов'язані замість звичайних кас і бланків суворої звітності, дозволених раніше, працювати з онлайн-апаратами і передавати відомості про всі фінансові операції в податкову. Як реалізується це нововведення в 2018 році?

Що обіцяє оновлений закон 54-ФЗ з 2018 року

Нововведення в законі 54-ФЗ зобов'язують власників бізнесу встановлювати вдосконалені онлайн-каси з вмонтованим в корпус фіскальним накопичувачем - пристроєм, здатним зберігати відомості про поточні платежі та здавати оператору фіскальних даних - фірмі, відповідальної за обробку та відправку відомостей до податкової.

суть змін

Закон визначає, хто, з якого часу і на яких умовах має поставити і використовувати оновлені каси. Ключові фактори, що впливають на необхідність заміни:

• режим оподаткування;
• вид діяльності;
• місцезнаходження фірми;
• участь в товарообігу акцизних товарів.

Змінений 54-ФЗ зобов'язав більшу частину бізнесменів працювати з онлайн-касами з 1 липня 2017 г. У них в чеках тепер повинні бути вказані дані:

• тип розрахунку - платіж або повернення;
• унікальний номер накопичувача даних;
• використовувана система оподаткування;
• реєстраційний номер каси;
• список товарів з ціною, вартістю і ПДВ;
• Номер документа;
• код фіскальної передачі даних;
• найменування і сайт фірми - оператора даних;
• QR-код.

За допомогою онлайн-каси не обов'язково друкувати QR-код на кожному чеку, але пристрій повинен забезпечувати таку можливість

За використання застарілих апаратів після зазначеної дати передбачені штрафи. В законі визначено також категорії підприємців, які можуть працювати зі старими касами до 2018 року або зовсім обійтися без них.

Відео: 54-ФЗ на практичних прикладах

Вимоги до кас

Касові апарати нового зразка в 2018 році повинні відповідати вимогам:

• містити заводський номер в нижній або бічній частині корпусу;
• всередині повинні бути годинник, що показує реальний час, і механізм для друку чеків;
• містити або забезпечувати можливість монтажу фіскального накопичувача;
• автоматично відправляти платіжні відомості в накопичувач;
• виключати можливість створення помилкового касового документа, що відображає одночасно два розрахункових ознаки - платіж і повернення;
• друкувати паперовий чек, а при оплаті через інтернет або за запитом - направити клієнтові електронний чек;
• гарантувати можливість друку на чеку QR коду з зашифрованими реквізитами платежу;
• створювати і передавати електронні документи оператору даних відразу після збереження, а в разі тимчасової відсутності інтернету - при першому успішному підключенні; в тому числі, відправляти зашифровані документи;
• приймати підтвердження платежів, в тому числі зашифровані, і сигналізувати про відсутність підтверджень;
• давати можливість при перевірці друкувати звіти про поточні витрати;
• забезпечувати можливість пошуку і роздруківки документів, збережених на накопичувачі.

Закон залишає представникам Уряду РФ право вводити додаткові вимоги до нової контрольно-касової техніки.

Онлайн-каси - навіщо потрібні

Онлайн-каси введені в експлуатацію на вимогу податкових служб. Для чесних бізнесменів, які не намагаються приховати доходи, вони несуть користь. Ключові переваги використання нових апаратів:

• можливість постановки і зняття кас з обліку без відвідування інспекції, онлайн;
• зниження кількості перевірок від ФНС, завдяки автоматизованій передачі даних.

Що таке онлайн-каса - види і принцип роботи

Онлайн-каса відрізняється від звичайної тільки тим, що вона обладнана фіскальним накопичувачем і доповнена новими функціями. Завдяки накопичувачу, каса здатна:

• створювати електронні чеки і направляти їх клієнту у формі СМС або e-mail;
• зберігати, шифрувати і передавати інформацію в ФНС;
• коректно працювати при перебоях з інтернетом.

Якщо клієнт не вказує e-mail або номер телефону при оплаті, він отримує тільки паперовий чек.

Оператор фіскальних даних виступає посередником між продавцем і податковою службою в частині передачі інформації про платежі

Інформація про касові операції надходить до податкової не безпосередньо, а через операторів фіскальних даних (ОФД) - акредитовані комерційні компанії, що займаються збором і обробкою платіжної інформації. Щоб стати оператором, організація повинна відповідати технічним вимогам податкової служби та пройти перевірку. За порушення правил обробки і передачі даних вона може бути оштрафована на суму до 1 млн р.

Види онлайн-кас:

• автономна POS-система - пристрій з власним програмним забезпеченням, яке працює автономно, без підключення до ПК або планшету;
• пасивна ККМ - підключається до комп'ютера, на якому встановлена ​​програма для управління платіжними операціями, але може працювати автономно при необхідності;
• фіскальний реєстратор - працює тільки разом з планшетом або ПК;
• смарт-термінал - компактна мобільна каса, в яку встановлені програми для підключення до інтернету і управління платежами.

Мобільний термінал підключається до інтернету по Wi-Fi або за допомогою SIM-карти

Принцип роботи онлайн-каси:

1. Касир сканує штрих-код товару або вводить дані про покупки вручну. За бажанням клієнта він може вказати телефонний номер і адресу e-mail для відправки електронного чека.
2. Коли касир друкує чек, інформація про операції записується в пам'ять накопичувача, шифрується і передається компанії-ОФД. Оператор направляє у відповідь повідомлення про те, що інформація прийнята, а потім обробляє дані і відправляє в податкову.
3. Відразу після збереження на друк виводиться текстовий блок з платіжними реквізитами. Він видається покупцю.
4. Після обробки оператором покупцеві відправляється чек в електронній формі.

Робота з онлайн-касою не скасовує процедур відкриття і закриття зміни і формування відповідних звітів. При цьому звіт про закриття зміни також автоматично надходить до податкової.

Скільки коштує каса нового зразка

Онлайн-касу можна купити в готовому вигляді або отримати шляхом зміни старого апарату. Щоб удосконалити звичайну касу, потрібно:

• купити фіскальний накопичувач і монтувати його - 6 тис. р .;
• встановити модуль передачі даних через інтернет - 5 тис. р .;
• монтувати нову плату, сумісну з накопичувачем - 5 тис. р .;
• перепрошити касу, встановити нове програмне забезпечення - 7 тис. р.

Фіскальні накопичувачі в Росії випускає тільки одна акредитована фірма - ТОВ «Рік»

Підсумкова вартість модернізації - приблизно 23 тис. Р. При замовленні всього комплекту одночасно можна заощадити і вдосконалити касу за 18 тис. Р.

Популярні компанії, що випускають касові апарати нового зразка, - «АТОЛ», «Евотор», «Штрих-М», «Дрімкас». Вартість готових онлайн-кас коливається в межах 20-75 тис. Р. Купуючи готову касу, варто приділити увагу комплектності апарату - так, для фіскального реєстратора «АТОЛ» знадобиться комп'ютер з програмним забезпеченням, а каса від «Евотор» буде працювати без додаткових аксесуарів.

Онлайн-каса повинна бути сумісна з чинним в компанії програмним забезпеченням, інакше підприємцю доведеться оплачувати оновлення торгових програм

Додаткові витрати на покупку з обслуговування каси:

• установка програмного забезпечення - 5 тис. р .;
• оплата інтернету в перший рік (700 р. / міс.) - 8400 р .;
• оплата послуг оператора за рік - 3 тис. р.

Касові апарати для різних систем оподаткування

До внесення змін до 54-ФЗ ІП і деякі організації могли торгувати і надавати послуги без кас, замінюючи чеки бланками суворої звітності. А ІП, котрі застосовували патент або поставлений податок, мали право приймати платежі без документів і виписувати товарні чеки тільки на прохання покупців.

Порядок застосування кас для ІП, як і раніше, залежить від податкового режиму. З липня 2017 онлайн-каси повинні встановити:

• ІП на загальній податковій системі;
• підприємці на «спрощенці»;
• підприємства, які торгують акцизними товарами, незалежно від податкового режиму;

Можуть працювати без онлайн-кас до липня 2019 року ІП, що використовують:

• патентну систему (ПСН);
• податок на поставлений державою дохід (окремі види діяльності).

Навіть після впровадження кас бізнесмени на ПСН і ЕНВД будуть сплачувати податки з фіксованих сум, визначених державою. Каси використовуватимуться тільки для захисту інтересів споживачів.

Для прийому оплати в інтернет-магазині можна укласти договір зі сторонньою організацією, яка буде друкувати чеки після підтвердження оплати покупцем і автоматично передавати їх оператору

У населених пунктах, де менше 10 тис. Чол. населення, підприємці можуть користуватися касами старого зразка, за будь-якої податкової системи (наказ Мінкомзв'язку РФ №616 від 5.12.16).

Таблиця: терміни впровадження нових кас

Коли ІП може працювати без онлайн-ККТ

Змінений закон 54-ФЗ (з урахуванням закону №290-ФЗ) визначає список індивідуальних підприємців, які мають право не використовувати онлайн-каси (ст. 2 54-ФЗ).

У нього входять підприємці, що займаються бізнесом в одній з перерахованих сфер:

• продаж газет і журнальних видань в кіосках, при цьому їх частка в товарообороті повинна складати більше 50%, а набір супутніх товарів повинен бути затверджений державою;
• торгівля цінними паперами;
• реалізація проїзних квитків у громадському транспорті - може продавати кондуктор або водій;
• торгівля продуктами харчування і готовими стравами в школах і інших освітніх установах під час навчального процесу;
• продаж товарів на ринках, виставках і ярмарках (крім кіосків, палаток, торгових павільйонів і автолавок, а також продавців, які торгують непродовольчими товарами, перерахованими в переліку Міністерства фінансів );
• торгівля з візків в залізничних потягах;
• продаж в кіосках морозива і розливних напоїв (безалкогольних);
• сезонна торгівля вразвал: овочами, фруктами і рибою;
• нагляд і догляд;
• продаж художніх виробів;
• ремонт взуття;
• виготовлення ключів, металевих предметів, ремонт;
• прийом скляного посуду від населення;
• розпилювання дров, розорювання землі;
• здача ІП в оренду нежитлових приміщень, що перебувають у нього у власності;
• послуги носильників.

ІП, який торгує підакцизними товарами, зобов'язаний застосовувати онлайн ККТ, навіть якщо його діяльність підпадає під пільги по всім іншим критеріям.

Можуть не ставити онлайн-каси індивідуальні підприємці, які:

• ведуть розрахунки на віддалених територіях і в важкодоступних місцях - перелік таких місць стверджує і передає в податкову орган влади кожного суб'єкта РФ; при цьому підприємці зобов'язані на вимогу видавати клієнтам підтверджують оплату документи, що містять реквізити, зазначені в п. 1 ст. 4,7 54-ФЗ;
• містять аптечні організації, що працюють на базі фельдшерських пунктів за ліцензією;
• надають послуги з організації релігійних ритуалів і торгують предметами церковного характеру всередині культових будівель - церков, храмів і т. п .;
• здійснюють безготівкові розрахунки з іншими ІП.

Відео: як оформити БСО або квитанцію без онлайн-каси

Законодавство дозволяє підприємцям використовувати старі касові апарати і відправляти платіжні дані в податкову в індивідуальному порядку, якщо вони ведуть бізнес в місцевості, віддаленій від мереж зв'язку. Перелік таких місць визначають органи влади кожного суб'єкта РФ.

Алгоритм зміни для ІП

Порядок переходу на касову техніку нового зразка:

1. Звернутися в ФНС і зняти з обліку стару касу, якщо вона була встановлена.
2. Удосконалити касу або купити нову в акредитованій фірмі. При покупці уточнити комплектність пристрою, сумісність з чинним програмним забезпеченням, а також наявність інформації про нього в Державному реєстрі ККТ (скачати реєстр на сайті податкової ).
3. Укласти договір з оператором фіскальних даних ( скачати список ). Може знадобитися електронний підпис.
4. Зареєструвати нову касу в податковій онлайн - в особистому кабінеті за допомогою електронного підпису (ЕЦП). Оформити підпис можна в уповноваженому Мінкомзв'язку засвідчувальному центрі .
5. Провести фіскалізацію каси за допомогою обслуговуючої компанії.
6. Підключити апарат до інтернету і налаштувати з'єднання.
7. Запустити касу і зобов'язати касира уточнювати у клієнта, чи потрібен йому електронний чек, і питати номер телефону і e-mail.
8. Контролювати наявність непереданих оператору чеків через програму «1С».

Перш ніж оформляти електронний підпис платно, проконсультуйтеся зі своїм бухгалтером. Для реєстрації ККТ може підійти ЕЦП, яку він використовує для здачі звітності в ФНС. Якщо такий в організації немає, її можна отримати безкоштовно за договором супроводу програми «1С» за допомогою сервісу «1С: Підпис».

Штрафи за оновленим 54-ФЗ

Податкова інспекція може накласти штраф на індивідуального підприємця за порушення касової дисципліни, в тому числі за відсутність онлайн-каси, використання застарілого апарату або невидачу чека (БСО). Ще один штраф може бути накладений, якщо час, вказане в чеку, відрізняється від реального більш, ніж на 5 хвилин. Штрафи накладаються на підприємця або посадова особа в організації. До відповідальності за порушення можуть залучити відповідно до ст. 14.5 і ст. 4.5 КоАП РФ протягом 12 місяців.

Таблиця: список штрафів для ІП з поясненнями

Способи уникнути штрафів

Підприємці повинні дотримуватися закону про онлайн-касах, щоб уникнути штрафів і санкцій від податкової. Якщо з якихось причин касовий апарат не встановлено на підприємстві після зазначеного в законі строку з вини постачальника обладнання або обслуговуючої компанії, буде потрібно довести провину. Для цього досить пред'явити перевіряючим договір, укладений до 1 липня 2017 р або 1 липня 2018 р в якому прописаний термін поставки нової каси, або договір з обслуговуючою фірмою, де вказано термін установки.

Якщо договору немає, то варто визнати порушення і заявити про нього в ФНС в письмовому вигляді - бажано до моменту перевірки. Для цього скласти повідомлення електронної пошти з описом складу правопорушення в довільній формі і відправити його через особистий кабінет платника податків. До листа прикласти документи, що підтверджують, що підприємець працює над усуненням порушень - наприклад, договір про постачання ККТ, укладений після 1 липня. Добровільне визнання може знизити передбачуваний штраф за невикористання ККТ в 3 рази. Поки нова каса не прийшла, обов'язково видавати покупцям паперові чеки або БСО старого зразка.

У разі коли касир забув пробити чек, потрібно скласти аналогічну заяву для податкової і вказати суму непробиття чека, щоб уникнути штрафу.

Контроль над товарообігом з боку держави посилюється щодня. Системи автоматизації дозволяють відслідковувати рух товарів від постачальника до покупця. Представники бізнесу, які хочуть розвиватися відповідно до законодавства, повинні вміти враховувати рух товарів і оперативно надавати дані в інстанції.