Правила ділового листування: топ 10 рекомендацій

  1. Топ 10 правил
  2. 3.Обязательно повинна бути заповнена тема повідомлення
  3. 4.Контроліруйте список адресатів
  4. 5.Одін питання - одна тема
  5. 6. Як говориться: «Стислість - сестра таланту»
  6. 7.Грамотность
  7. 8.Контроліруйте файли, які відправляєте
  8. 9.Скорость реагування
  9. 10.Нетворкінг
  10. рекомендації
  11. висновок

Усім Здрастуйте! В епоху цифрових технологій спрощується процес спілкування, і світ бізнесу успішно використовує нові можливості, перейшовши в електронний формат. Поштою укладаються договори, узгоджується робочий процес, пропонуються послуги і товар ... І при неправильному оформленні листів у клієнтів і партнерів може виникнути небажання мати спільну справу, так що, з метою збереження свого робочого місця або бізнесу, давайте розглянемо правила ділового листування.

Топ 10 правил

1.Публічность

Ще років 10 тому зберегти конфіденційність було набагато простіше, знищивши компрометуючі документи, сховавши в сейф, та й взагалі, з ким ділитися незначною інформацією, яка не шокує громадськість або не проходить цензуру? Зараз же будьте готові до того, що будь-яка ваша помилка може бути доступна для публіки. А що ще серйозніше - мати юридичну силу і використовуватися у внутрішніх розслідуваннях фірми.

Тому, будь-яку посаду ви займаєте, керівника або прибиральниці, текст повинен бути стриманий, і показувати вашу компетентність. І навіть якщо по відношенню до вас проявляють хамство, щоб уникнути проблем в майбутньому контролюйте себе. Чули про тролів? Цілком реальні, часом замовних людей, провокують на агресію, яку потім використовують проти того, хто проявив слабкість. Так що пам'ятайте, все, що ви пишете, в будь-який момент може бути «злито» в паблік, іншим зацікавленим людям та інше.

Досить часто відбувається, коли якийсь документ не прикріпився або, поки друкували лист, забули про нього. Економте свій час, а також одержувачів, особливо, якщо хочете з ними в подальшому співпрацювати. До того ж виключить непотрібну переписку, з метою з'ясування, де ж обіцяний документ і чи був він взагалі висланий. Формат файлу слід вибирати такий, щоб відкривався з будь-якого комп'ютера. Загальнодоступними вважаються .doc і .xls, тільки назви пишіть без пробілів і латиницею. Тоді одержувачу не доведеться витрачати свій час на пошуки способів, які допоможуть його, нарешті, прочитати.

3.Обязательно повинна бути заповнена тема повідомлення

І використовувати не просто набір слів, а безпосередньо ключові, за якими його можна буде відшукати в будь-який момент, навіть якщо пройшов рік після отримання. Тема повинна давати розуміння про те, що це за повідомлення, яке завдання несе в собі і терміни виконання. Тільки уникайте односкладових конструкцій, щось на зразок «Співпраця», тому що в такому випадку повідомлення загубиться серед купи подібних.

4.Контроліруйте список адресатів

Контроліруйте список адресатів

Якщо ви хочете, щоб отримали меседж відразу кілька людей, визначте головного, який буде нести відповідальність за ведення відповідей, звітів та іншого. Його в списку необхідно вказати першим в поле «Кому», інших адресатів в полі «Копія», а ось якщо є люди, яких не повинні бачити інші учасники листування, то пишіть його адресу в графі «Прихована копія».

Іноді буває, що на виконання якогось завдання прикріплено відразу кілька виконавців, і щоб не плутатися або з'ясовувати, хто яким питанням займається, коли вам приходить повідомлення, в якому кілька адресатів, натискайте кнопку «Відповісти всім». У такому випадку всі будуть повідомлені, а пред'являти претензії та інше ви будете тільки тому, хто перший в графі, а значить, автоматично несе відповідальність за результат.

5.Одін питання - одна тема

Це не просто правило, а формула успішного ділового листа. Тобто, якщо, наприклад, виконавець веде кілька завдань, щоб не змішувати все в одну купу, адже у успішної людини все чітко і зрозуміло, на кожну тему створюйте окрему гілку. Тоді ви не випустите з уваги якісь деталі і зможете закривати питання в міру їх вирішення.

До речі, останнім часом стають популярними різні додатки, типу Ватсапа, Вайбера та інше. Так ось, використовуйте їх в особистих цілях, а робочі моменти слід вирішувати тільки в електронній пошті. Так як збережеться історія, а значить, ви не заплутаєтеся в питаннях, хто, що, кому і де писали або попереджали.

6. Як говориться: «Стислість - сестра таланту»

Тому економте і своє, і чуже час. Та й взагалі, в світі бізнесу довгі повідомлення сигналізують про те, що відправник сам не знає, чого хоче, що у нього дуже багато вільного часу, а значить, з роботою не все гладко, і що він не поважає інших, не визнаючи їх зайнятість і вимагаючи до себе зайвої уваги. До того ж, думаю, ні для кого не секрет, що довгий текст дочитує до кінця дуже рідкісна людина, хоча б тому, що утримувати увагу насильно, щоб, нарешті, зрозуміти, що потрібно зробити - не завжди просто.

7.Грамотность

Грамотность

Начебто і так ясно, що дуже важлива грамотність, але повірте, з якихось причин деякі ігнорують правила орфографії і пунктуації. Не варто показувати, що ви дуже зайняті, щоб почати пропозицію з великої літери, або гіпертрофовано виховані, тому всюди, навіть де не потрібно, тобто, по відношенню до групи людей, вживати займенник «Ви» з великої літери. Якщо граматичне оформлення листів буде на нижчому рівні, повірте, це вплине на вашу репутацію і компетентність.

8.Контроліруйте файли, які відправляєте

Навіть якщо впевнені в тому, з чого вони складаються, не полінуйтеся відкрити зайвий раз вкладення. На жаль, це правило виникло не на порожньому місці, дійсно відбуваються ситуації, наслідки яких є фатальними і непоправні. Наприклад, в суєті можна відправити клієнту файл з якоюсь внутрішньою інформацією, і тоді він дізнається про прибуток і доходи компанії, що знову-таки, реально незабаром виявити в загальному доступі, якщо його «зіллють» в паблік і подібне.

9.Скорость реагування

Щоб досягати успіху, як ви знаєте, не можна зупинятися ні на досягнутому, ні в своєму розвитку. Світ дуже стрімкий, і щоб в ньому вижити, слід навчитися управляти потоком інформації. Що це означає? А то, що відповідати треба відразу ж, навіть якщо дуже не хочеться, тому що на наступний день ваш відповідь вже буде не актуальний. І ваша пошта стане уособленням хаосу.

Якщо питання і завдання будуть накопичуватися - дуже низька ймовірність того, що колись ви з ними розберетеся. Це впливає як на роботу, бізнес, так і на здоров'я, тому що постійне проживання напруги, коли ви знаєте, що чекає і накопичується багато справ, а ви не встигаєте тепер з усім впоратися - призводить до депресії, різних захворювань і емоційного вигоряння.

10.Нетворкінг

Життя дуже непередбачувана, тому стабільність не завжди статична, і якщо сьогодні ви співробітник великої фірми - через рік може статися так, що ви вже будете вести власний бізнес, і, на жаль, навпаки. До чого я це? А до того, що важливо зберігати зв'язок з людьми, тому що в майбутньому ви цілком можете ще перетнутися. І якщо від вас вимагається щось написати негативний, або навіть подякувати - завжди це робіть, що не зникайте просто так. Завершення просто обов'язково. Адже погодьтеся, буде дуже ніяково, якщо через пару років трапиться так, що вам знову доведеться перетнутися.

рекомендації

рекомендації

  • Ніякі етикетки вам не допоможуть, якщо надішлете ділову пропозицію керівнику великої компанії з поштової скриньки, наприклад, «hotpupsik», то яким би привабливим співпрацю не було, вам, швидше за все, навіть не дадуть, тому що спочатку, побачивши назву, меседж відправлять В кошик.
  • Під час відправки листів обов'язково намагайтеся укладатися в стандартний робочий графік. Повірте, стиль написання і час можуть дуже багато зайвого про вас розповісти іншим, що не завжди вигідно і необхідно. Навіть якщо засиджуєтеся до ночі на роботі, іншим про це знати не обов'язково, інакше вирішать, що у вас немає особистого життя, ви випиваєте та інше.
  • Багато хто припускає банальні помилки, які розцінюються як спроба маніпуляції, наприклад, «Сподіваюся на вигідну співпрацю» і подібне. Не варто цього робити, краще використовуйте шаблони, які не викликають підозр і причин причепитися. Так що краще попрощатися по-старому, використовуючи фрази «З повагою, прізвище, ім'я», «До побачення!», «Мої щирі побажання» та інше. Далі слід вказувати назву компанії, свою посаду і обов'язково контакти, за якими можливо зв'язатися в екстрених випадках.
  • Маленька хитрість, яка допоможе скоротити довгий текст: прочитайте його і видаліть фрази, а також слова, відсутність яких не поміняє зміст і суть написаного. Видаліть прикметники, в офіційно-діловому стилі вони зазвичай не використовуються. Також зовсім не потрібні і всякі приказки, жарти і постськріптуми. І до речі, утримайтеся від використання абревіатур, особливо, якщо не впевнені на 100%, що одержувач їх розшифрує. Щоб не плутатися, як саме організувати складання листа, спробуйте дотримуватися такого шаблону:
  • Введення - тут ви вказуєте мета і причини звернення.
  • Основна частина - в принципі ясно, сама суть повідомлення.
  • Висновок - це підведення підсумків, тобто, прохання, вказівки, будь-які пропозиції.

висновок

А на сьогодні все, шановні читачі! По тому, як ви оформляєте і ведете переписку - люди визначають ваш рівень, наскільки компанія серйозна і чи варто витрачати на вас час. Так що обов'язково підтягуйте і виправляйте свої «хвости».

Можливо вам буде також цікаво почитати про правила ділового спілкування, ось посилання . Не забувайте підписуватися на блог, щоб бути в курсі нових і розвиваючих статей. Успіхів вам!

Чули про тролів?
Що це означає?
До чого я це?