Як наочно представити бюджет компанії

  1. Дані Міністерства фінансів як зразковий зразок
  2. починаємо укрупнення
  3. З'єднуємо динаміку зі структурою
  4. Ще рівень вглиб
  5. Спостереження і висновки (далеко не всі можливі)

Компанії накопичили справжні поклади інформації . Їх обробка може принести їм колосальну вигоду! Той, хто навчиться робити це першим, зніме всі вершки з ринку. Але компанії не знають, як це робити. Тим часом, колосальний обсяг значимої інформації можна отримати найпростішими засобами - зведеними таблицями Excel і інфографікою. В окремих випадках - інфографікою інтерактивною. Як? Давайте подивимося.

Дані Міністерства фінансів як зразковий зразок

Для прикладу давайте візьмемо дані «Планового реєстру видаткових зобов'язань Російської Федерації, які підлягають виконанню за рахунок коштів федерального бюджету, на 2014 рік і на плановий період 2015 і 2016 років». Чому їх? Тому що одна з найбільш частих проблема керівника -це бюджет, а найяскравіший приклад - держбюджет.

Самі бюджетні форми, відібрані в якості прикладу, практично аналогічні бюджетним формам компаній, які вони можуть отримати з облікової (бухгалтерської, яка є у всіх) системи - це дані про витрати федерального бюджету за 2014 рік у редакції січня 2014 року і план витрат на 2015-2016 роки в редакції січня 2015.

По кожному витраті вказані, «хто» (2 атрибута), чому (2 атрибута), на підставі чого (6 атрибутів), напрямок витрачання (2 атрибута), мета витрачання (2 атрибута), що саме оплачується і ще цілу купу даних. Вони все потрібні, але аж надто їх для одного погляду багато. Все як в бюджеті середньої або великої компанії. Так що паралелі цілком коректні.

І якщо ви, читаючи цю статтю, розберетеся в принципах і можливостях аналізу витрат держбюджету, то вже у витратах компанії, навіть найбільшої, розберетеся напевно.

І якщо ви, читаючи цю статтю, розберетеся в принципах і можливостях аналізу витрат держбюджету, то вже у витратах компанії, навіть найбільшої, розберетеся напевно

Клікніть по картинці, щоб збільшити її розмір

Ми поважаємо Мінфін - але рядовий ненавчений сприйняти такий обсяг даних не в змозі. Це, до речі, не повний скріншот планового реєстру витрат, 12 граф праворуч залишилися «за кадром».

Щоб зрозуміти, що відбувається з витратами держбюджету, до початку аналізу (аналіз - суть деталізація, дроблення) дані потрібно коректно укрупнити, а потім представити у вигляді, зручному для сприйняття і аналізу динаміки, структури, причому в декількох розрізах і на різних рівнях.

починаємо укрупнення

Значить, масив даних потрібно зробити менш детальним, але зберегти можливість «провалитися» в потрібну деталізацію. Для цього створюється класифікація: виділяються основні характеристики та їх значення. Масив ділиться відповідно до цієї класифікації.

Звучить складно, але на ділі набагато простіше. Наприклад, по відношенню до федерального бюджету становлять інтерес за аналогією з бюджетом підприємства (1) соціальна сфера, в яку спрямовуються кошти, (2) вид витрат і (3) підставу витрачання коштів. Чому ці? Тому що навіть на підприємстві важливо, яка сфера бізнесу потрібно витрат, чи є ці витрати поточними (за статтями, звичайно) або капітальними, чому ми повинні ці витрати нести - за договором, згідно із законом, за термінової потреби і ін. Для державного бюджету це теж основа розуміння!

Є, звичайно, і інші важливі характеристики, але цих трьох вже вистачає для значущих висновків і рішень. Отже (може знадобитися час для завантаження):

Уже на цій стадії аналітик бачить - по крайней мере, намічає собі - що вимагають уваги характеристики і особливо їх комбінації.

Підвищена увага може бути обумовлено ситуативно (припустимо, сьогодні нас найбільше цікавить культура, завтра - розвиток трудової сфери) або пов'язане з доведеним або передбачуваним ризиком. Скажімо, витрати на IT, капітальні ремонти, поповнення оборотних коштів - часта грунт корупції (у великих компаніях, на жаль, теж). Субсидії та субвенції вимагають подальшого контролю, так само як і бюджетні інвестиції. І т.д.

З комбінаціями ще цікавіше:

  • Скільки зроблено «інших» виплат держслужбовцям на кожному юридичному підставі?
  • Які підстави для закупівель в сфері IT, капремонтів і т. Д.?
  • Як розподіляються по соціальним сферам витрати на компенсації по суду?
  • Як розподіляються витрати по НДР за сферами і підстав? І т.д.

«Особливі» характеристики рекомендується виділити кольором або фоном в пояснювальній таблиці або на схемі (у нас вони позначені символами уваги або небезпеки), а «особливі» комбінації - записати. Ще раз звертаємо увагу читачів на те, що ризиковані елементи залишаються такими для всіх або для багатьох, а «особливо важливі» можуть змінюватися навіть для одного і того ж аналітика в різні моменти часу, і вже тим більше для різних аналітиків.

Вести укрупнення великого масиву теж пропонується за певною технологією, а саме - розсортувавши наявний детальний перелік по отриманим елементам. Зручно робити це за допомогою софта для інтелект-карт, наприклад XMind (Розрахована на одного користувача версія безкоштовна, хоча з обмеженою функціональністю) або MindJet Manager (За допомогою її пробної версії зроблена класифікація витрат вище) - як при первинній сортування, так і при змінах. Можна використовувати онлайн-сервіси - ось тут сортування масиву в Mindomo , А тут - в Mindmeister .

Після сортування на потрібну графу встановлюється фільтр, зі списку вибираються відповідні позиції, після чого в додану графу з характеристиками автоматично копіюванням вноситься потрібне значення:

Клікніть по картинці, щоб збільшити її розмір

Напевно можливі і інші інструменти - тут головне позбавити персонал від поштучного сортування багатотисячних списків. Доб'ємося не тільки підвищення точності результату і швидкості роботи, але і мотивації персонала.По тією ж технологією укрупнюються списки витрат до статей і списки правових підстав до типів. Вже простіше, чи не так? Хоча нічого поки не видно. Тому переходимо до візуалізації.

І ось тепер переходимо до інфографіку. У нашій роботі використовувався сервіс Infogr.am , Але він, звичайно, не єдиний. Але зручний. І з потрібним безкоштовним функціоналом, а саме - завантаженням HTML-коду готової ілюстрації. Чим він краще, чому він? Тому що при використанні статичних ілюстрацій і вже тим більше таблиць око не помічає те, що чітко видно при русі картинки. Рухається, правда, не швидко ... але розробники начебто над цим працюють.

Використання сервісу в цілому інтуїтивно зрозуміло, мабуть, за одним істотним приємним доповненням: він дозволяє візуалізувати тривимірні таблиці, розміщуючи дані в послідовно розташованих закладках - ви їх бачите на ілюстрації. На виході ви отримуєте потрібний графік з шапкою з «перемикачів» - в цій статті ви їх побачите немало.

На виході ви отримуєте потрібний графік з шапкою з «перемикачів» - в цій статті ви їх побачите немало

Клікніть по картинці, щоб збільшити її розмір

Ми спеціально в цій статті використовуємо інфографіку різного дизайну, щоб читачі побачили / відчули вплив «обрамлення» на сприйняття змісту. Але за суворими канонами, звичайно, повинно бути однаковість. Результат - зрозумілі і переконливі графіки, що дозволяють реально одним поглядом вловлювати важливі закономірності.

Ось, дивіться (може знадобитися почекати завантаження):

Оцінюємо динаміку загальної суми видаткових зобов'язань федерального бюджету - і чітко бачимо, що вони (1) ростуть по загальній сумі і (2) зростають за рахунок міжбюджетних перерахувань і чогось ще. Чого? Це важливо, і ми до цього повернемося.

Якщо прибрати міжбюджетні перерахування, то витратні зобов'язання федерального бюджету РФ рік тому планувалися на три роки вперед на одному і тому ж рівні (9 трлн. Руб. З невеликим). Зараз ситуація інша - значить, є сенс глянути, як змінилися плани, як враховані в них наслідки найважливіших подій 2014 року:

  • Витрати 2014 року. за фактом збільшилися на 10,3% в порівнянні з планом;
  • Приріст плану витрат 2015 року з порівнянні з планом 2014 роком становить, однак, всього лише 2%, т. Е. По ряду статей / суб'єктів робляться обмежувальні заходи;
  • По видатках 2016 року - аналогічно, тобто політика носить як мінімум середньостроковий характер. Навіть якщо витрати потім і будуть переглянуті , «Генеральна лінія» витрат таки далека від роздування.

Динаміку подивилися - але диявол, як годиться, в деталях. Усередині. Тому переходимо до структури витрат.

З'єднуємо динаміку зі структурою

Повернемося до змін структури витрат федерального бюджету за 2014-16 років. Для аналізу одночасно і динаміки, і структури графіків не завжди вистачає, навіть рухомих. Тому рекомендується використовувати таблиці, до даних яких застосовано умовне форматування - зокрема, виділено зростання (зелений фон) і скорочення (сірий фон) значень, а також символи, що відображають величину кожного рядка в загальній сумі. Якщо до того ж виділити ризиковані або важливі розділи, то отримуємо високоінформативний результат:

Табл. 1. Динаміка видаткових зобов'язань федерального бюджету РФ в 2014-16 років.

Динаміка видаткових зобов'язань федерального бюджету РФ в 2014-16 років

Клікніть по картинці, щоб збільшити її розмір

У крайній правій графі таблиці наведені так звані «Міні-діаграми» - мініграфікі, які показують динаміку по рядку. Але це, мабуть, уже й зайве.

Що ми бачимо?

  • Бюджетні інвестиції зростають в 2015 році, потім скорочуються. Якщо є інтерес до інвестицій, повертаємося до таблиці вихідних даних і дивимося, в чому вони полягають, як розподіляються за сферами, на яких підставах виробляються - спостереження і інтерпретацію наші читачі можуть зробити самі, там все логічно);
  • Внески до міжнародних організацій в 2016 році несподівано скорочуються, значна їх частка належить до фінансової сфери;
  • Платежі за міжнародними угодами залишаються більш-менш постійними - так само як і багато інших статті: виплати держслужбовцям, «інші» дотації, витрати на IT і компенсації за судовими рішеннями, податки держустанов, субсидії на нерухомість і «непізнані», тобто без додаткових пояснень, субсидії та субвенції. Перераховані статті мало того що майже постійні, вони ще й малі по відношенню до підсумкових цифр бюджету. Правда, за абсолютним значенням в порівнянні з заробітною платою цифри досить значні, ну да Рахункова палата про це пам'ятає;
  • Найбільші статті - міжбюджетні трансферти (ростуть), виплати населенню (ростуть, і це добре), поповнення оборотних коштів (дуже стабільна стаття), субсидії на фінансове забезпечення (помітні коливання з великою ймовірністю викликані прямим рахунком на графіками погашення кредитів).

(Може знадобитися почекати завантаження, в т. Ч. При перемиканні вибору)

Але цей рівень все-таки забагато - давайте подивимося, як добиратися до кожного рядка бюджетних витрат.

Ще рівень вглиб

Подивимося, що відбувається в кожній соціальній сфері - яка динаміка витрат по різним юридичним підставах? Це показує наступна інфографіка (може знадобитися почекати завантаження, в т. Ч. При перемиканні вибору):

Спостереження і висновки (далеко не всі можливі)

  • У загальній сумі витрат ростуть платежі по законодавчим актам, в меншій мірі - по трудових контрактах;
  • Витрати на держадміністрацію ростуть за рахунок держконтрактів (мабуть, раніше укладених) в 2015 р, потім скорочуються - можна в вихідних даних прикинути, які контракти передбачаються;
  • У зовнішній сфері ростуть витрати на трудові контракти;
  • В охороні здоров'я скорочується обсяг субсидій - з інфографіки ... тепер ми бачимо, що це відбувається за рахунок скорочення виплат населенню;
  • У сфері культури, науки і освіти зростає обсяг субсидій - хоча самі витрати на культуру і науку ну дуже скромні, якщо не сказати грубіше;
  • Витрати на правоохоронну систему відрізняються чудовою стабільністю - в усякому разі, в даній версії січня 2014 р .;
  • На природокористування - теж, тільки цифри куди менше;
  • Витрати на трудові ресурси ростуть в суворій відповідності з законодавчими актами;
  • Відповідно до законодавчих актів же дорожче обходяться фінансові служби;
  • А ось витрати на економіку, найзначніші за загальною сумою, відрізняються різноспрямованою динамікою за своїми складовими: держконтракти і субсидії в 2015 році зростають, в 2016 - скорочуються; виплати за законом в 2015 трохи скорочуються, а потім дають різке зростання. Є сенс забратися в вихідні дані і з'ясувати, від яких законів йде посил! Тепер ми можемо це зробити з розумінням завдання.

І так далі. Заглиблюватися або йти в бік - потрібну, звичайно, можна як завгодно далеко і доходити до окремого рядка федерального бюджету. Сподіваюся, читачі вже зрозуміли алгоритм - якщо клацали по інфографіку і розглядали таблиці.

Логіка аналізу бюджету підприємства рівно те ж саме! Тому придбані при вивченні цього матеріалу навички послужать вам багато років.

Вперше стаття була опублікована на Executive.ru 26 лютого 2015 року в рубриці «Творчість без купюр». Реанонсірована в контентному блоці в рамках спеціального проекту редакції .

Як?
Чому їх?
Чому ці?
Як розподіляються по соціальним сферам витрати на компенсації по суду?
Як розподіляються витрати по НДР за сферами і підстав?
Вже простіше, чи не так?
Чим він краще, чому він?
Чого?
Що ми бачимо?