Документи і справи виділяють на знищення актом, що формується після проведення експертизи цінності документів та їх подальшого відбору. У загальному вигляді це перелік документів із зазначенням кількості, які підлягають знищенню.
Акт містить номери статей та пов'язані з ним нормативні документи, на підставі яких визначається термін зберігання документації. Крім цього, вказують рік передачі в архів відібраних відомостей.
Зразок акта про знищення документів
Заборонено по позиціях завищувати або занижувати кількість документів, опускати деякі з них (навіть якщо в них мало інформації). Перевірки легко виявляють даний факт. знищення документації , Термін зберігання якої ще не закінчився, не припустимо.
Фактичне розбіжність кількості відомостей говорить про те, що частина з них була незаконно знищена. Відповідальні особи за збереження інформації несуть адміністративну та кримінальну відповідальність. Формальне перебування документів в організації може спричинити серйозні проблеми при їх запиті.
Назва позиції іноді не відповідає назві документа в використовуваної до неї статті Переліку документів, так як даний перелік не може охопити всі різновиди інформації. Ставлення конкретних відомостей до статті визначає архіваріус, який проводить відбір документації на знищення.
Багато організацій користуються однотипними видами бланків:
- касовими;
- банківськими та іншими.
Тому кількість позицій на будь-якому підприємстві сягає не менше пари десятків. Чим більше документації (і її склад), тим більше позицій. Їх кількість вказує на те, наскільки професійно і ретельно проводився відбір.
Акт оформляється за основними правилами роботи архівів. Якщо вказують справи кількох підрозділів, то назва кожного з них необхідно розмістити перед групою документів даного підрозділу.
Бланк погоджують з експертною комісією, а потім його стверджує керівник організації. Якщо підприємство входить в комплектування муніципального, державного або відомчого архіву, то акт узгоджується з ними.
Опис справ з особового складу підприємства повинна бути затверджена в кінці бланка за всі вказані роки. До документа на знищення прикладають акт про проведений знищення документації. Тут вказують її кількість і вагу. Без підтвердженого факту знищення акт вважається не дійсним.
Завантажити зразок акта про знищення документів (Розмір: 52,5 KiB | Завантажень: 22, 891)
Завантажити бланк акта про виділення на знищення документів (Розмір: 32,5 KiB | Завантажень: 11, 719)
