Правила ділового листування: приклади оформлення

1. Як написати діловий лист
2. Оформлення ділового листа на паперовому носії
3. Ділове листування по E-mail
4. Словничок для бухгалтера

Ви працюєте в сфері бізнесу? Вам часто доводиться вести ділову переписку з постачальниками, покупцями, податковою службою або іншими госораганмі? Якщо так, то ця стаття буде вам корисна. Кожному бухгалтеру доводилося писати діловий лист, але при його складанні могли виникати питання. Грамотне складання ділових листів говорить про високий рівень професіоналізму як бухгалтера, так і компанії.

Як написати діловий лист

Для написання ділового листа існую певні норми і правила. Головним аспектом є дотримання ділового етикету. Ділове листування - різновид офіційної.

Існує кілька видів ділової переписки, а саме:

• циркулярні листи - повідомляють підлеглим будь-які відомості або установки;
• листи-запит - звернення з проханням сформулювати комерційну пропозицію або описати товар / послугу;
• гарантійні листи - відправляються з метою підтвердження умов договорів;
• рекламація (претензія);
• супровідні листи і т.д.

Але у всіх видів ділових листів є однакові відмінності від простого листа.

Головні відмінності:

1. Стилістика написання. Має на увазі стислість і місткість листи, радять не писати більше однієї сторінки, з загальноприйнятою структурою письма, без «води».
2. Офіційна лексика. Не допускається сильного вираження емоцій, почуттів.
3. Оформлення на фірмовому бланку компанії з реквізитами і всіма контактними даними.
4. Шрифт. Чи не великий, але і не дрібний. Однаковий по всьому об'єму листи.
5. Дотримання субординації.
6. Стиль. Ваш лист має бути витримано в офіційно-діловому стилі, тобто використання офіційної лексики.
7. Актуальність інформації. Інформація в листі повинна бути затребувана і актуальна на момент відправки.

Оформлення ділового листа на паперовому носії

• Звернення до одержувача листа за посадою / прізвища / імені та по батькові або узагальнене в правому верхньому куті.
• Тема листа (іноді може опускатися). Для того щоб правильно скласти тему, необхідно продумати текст листа і позначити головні слова, які потім потрібно узагальнити. Також можна переслати тему листа, якщо це була відповідь на отриманий лист.
• Звернення зі слів Шановний / а Ім'я По батькові.
• Основна частина листа. Опис проблеми або цілей листи, містить головну інформацію, важливі пропозиції, необхідні вимоги, прохання чи накази. У цій частині строго хронологічний викладу фактів і логічне обгрунтування. У кожному абзаці міститься один аспект інформації. Якщо в тексті листа на щось необхідно звернути особливу увагу, то використовуйте позначку «Важливо!», Після який мається на увазі важлива для одержувача інформація.

Приклад вступу і основної частини:

Генеральному директору

ТОВ «Будмедпром»

Казанцеву В.О.

Від Яригіна П.М.

вул. Лісова 33, Г. Перм

(Тут також можуть бути інформаційні елементи організації)

(Тема) Про виконання умов договору

Шановний Вікторе Олегович!

(Основна частина) Відповідно до недавнього договором, Вам необхідно відправити всі документи нашої домовленості ...

Важливо! Документи необхідно завірити нотаріусом.

• Будь-який вид ділового листа повинен містити висновок, який складається з висновків, пропозицій, угод / відмов, попереджень. Наприклад, такі: просимо, нагадуємо, попереджаємо.
• Прикінцеві фрази повинні закликати на подальшу співпрацю або можливу відмову. В кінці може з'являтися постскриптум «PS» для приписки до закінченого листа.
• Якщо до листа прикріплюються документи, то слід це вказати в лівому нижньому куті аркуша. З ділового етикету відповідь на лист не повинен бути більше ніж через 10 днів, якщо для відповіді потрібно більше часу необхідно повідомити адресату про це.
• Також в кінці ставиться підпис з розшифровкою і дата. Приклад укладення:

У зв'язку з вищевикладеним ми попереджаємо вас про наявність терміни в даному питанні. Сподіваємося на подальшу співпрацю!

Додаток 1 «Документ-договір»

Додатку 2 «Договір угоду»

Заступник директора Яригін П.М. (Підпис)

25.07.2018

Ділове листування по E-mail

Часто трапляється, що лист потрібно відправити онлайн. При такому вигляді листа теж слід дотримуватися правил і не забувати про офіційний стиль.

Основні правила:

1. Заведіть робочий електронну адресу, який ви будете використовувати в офісі.
2. У назву поштової скриньки повинні бути адекватні назви або фірми, або вашого прізвища.
3. Необхідно завжди заповнювати рядок «тема», інакше ваш лист ризикує потрапити в спам. У темі вкажіть найбільш важливу інформацію про лист (не більше 5 слів).
4. Не змішуйте кілька тем в одному листі, краще розбити їх на різні і відправити по черзі.
5. Будьте ввічливі навіть онлайн.
6. Електронний лист має бути коротким, менше письмового в півтора-два рази.
7. Вкладення прикрепляйте окремими елементами.
8. В кінці повинна бути підпис компанії або особи-відправника.

Словничок для бухгалтера

В арсеналі бухгалтера повинні бути універсальні стандартні фрази для кожної частини листа. Розглянемо типові фрази для написання ділового листа.

Подяка: Пишемо вам, щоб подякувати за ... / Дякую за повідомлення, що ... / я дуже вдячна вам за допомогу ...

Вибачення: На превеликий жаль повідомляємо, що ... / Приносимо свої вибачення ... / Прошу вибачити нас за те, що ...

Вирази задоволення: Ми дуже раді, що ... / Із задоволенням ... / Нам було приємно дізнатися з Вашого листа, що Ви вирішили ... / Ми цінуємо вашу позицію.

Вирази незадоволення: Я боюся, ми повинні розірвати договір, тому що ... / Ми не задоволені запропонованими Вами умовами ... / Це викликає ланцюг певних труднощів.

Прохання: Ми були б Вам зобов'язані, якщо Ви ... / Просимо Вас повідомити нам про ... / Прошу вжити всіх необхідних заходів для ... / Просимо у Вас деяку додаткову інформацію про ... / Ми будемо раді, якщо ...

Підтвердження отримання листа: Ми отримали Ваш лист від ... / Дякуємо Вам за Ваш лист від ...

Посилання на попередні контакти: На додаток до нашого листа від ... ми ... / Посилаючись на наш телефонна розмова щодо ... / На додаток телефонної розмови висилаємо Вам ...

Питання: Я був би радий дізнатися ... / Чи не вважаєте можливим повідомити мені ... / Будемо раді, якщо Ви напишете нам про те, що стосується ... / Можу я сподіватися на ...?

Сповіщення: Дозвольте нагадати Вам ... / Прийміть, будь ласка, до відома, що ... / Я б хотів повідомити Вам, що наша фірма має намір ...

Надія на швидкий контакт: Ми дуже розраховуємо на Вашу відповідь / Я буду сподіватися що Ви відповісте при першій же можливості / Чекаю швидкої відповіді.

Подальший контакт: Якщо ми зможемо в подальшому бути Вам корисні, які не сповільніть написати нам / Якщо у Вас є питання або зауваження з вищесказаного, будь ласка, не сповільніть зв'язатися з нами.

Не забувайте, що ділове листування показує ваш рівень і рівень вашої компанії. Уважно підходите до оформлення і складання листів. Одного погляду достатньо, для складання думки про компанії. Знання конкретних правил, допоможе залишити приємне враження про фірму і людини. Сподіваємося, що інформація, отримана в статті буде корисною для вашої кар'єри.