Проектуємо корпоративний портал разом з співробітниками

Метафора: Що таке портал?

Коралова мілину - ідеальне місце для дайверів. Красива смарагдова поверхня моря приховує ще більш дивні краси внутрішнього живого і динамічного світу морської флори і фауни. Життя, підводні течії, краси і загрози хижаків. Все це в єднанні дає відчуття чарівної краси і життя наповненою величезною внутрішньою силою не видно при поверхневому погляді на гладь.

Іншими словами

Портал - це сукупність інформації, знань, досвіду накопиченого в компанії і дає її співробітникам можливість в будь-яку хвилину застосувати все це в роботі. Наявність чітко структурованого порталу це також і ознака сучасності, солідності організації.

На нашу думку, при проектуванні корпоративного порталу корисно залучати співробітників організації. Так, можна орієнтуватися на бачення існуючих інформаційних потоків керівництвом компанії, стандартні функціональні можливості тієї або інакший платформи, досвід і можливості розробників. Але не зайвим буде і врахування думок самих співробітників, адже вони то краще за всіх розуміють яка саме інформація необхідна в роботі. Даний підхід дозволить скорегувати пріоритети в побудові інформаційної системи окремо взятої компанії, дозволить побачити "сліпі плями" і актуальні потреби.

Приклад отриманих результатів за підсумками анкетування

Критерії якості проектованого порталу

1. 1. Доступна зрозуміла структура, впорядкованість інформації. Зручність навігації, дружній інтуїтивно зрозумілий інтерфейс. Швидка робота порталу.
2. 2. Насиченість. Набір цікавою, "живий", корисної та необхідної інформації і інструментів.
3. 3. Зручний пошук інформації. Пошук повинен займати мінімум часу. Наприклад: по будь-якому слову, що б видавалися всі документи, які викладені на порталі, де зустрічається запитувана слово.
4. 4. Регулярна оновлюваність по всіх розділах. Рух у часі і з часом. Відповідальність за наповнення. Так, портал - річ корисна, в той же самий час потрібно привчати, виховувати людей з ним працювати.
5. 5. Дотримання всіх вимог по викладанню документів. Дотримання порядку приміщення матеріалів на портал - підписування і коментування матеріалів.

Додаткові критерії якості

1. 1. Портал повинен підштовхувати до спілкування.
2. 2. Особиста сторінка кожного співробітника.
3. 3. Читабельний форум.
4. 4. Повний прайс вагою не більше 2 МБ.
5. 5. Всі важливе на конкретній сторінці повинно уміщатися на одному екрані - мінімум прокручувань. Чи не засмічувати портал зайвим контентом, але й не втратити важливу інформацію.
6. 6. Інтеграція з зовнішнім сайтом.
7. 7. Про дизайн. Думки розділилися: з одного боку співробітники виступають за барвистість, привабливість, наявність картинок і флеш анімації; з іншого - за спокійні і м'які тони, строгий і лаконічний, найбільш простий дизайн з мінімумом графіки.

Найбільш затребувані розділи

співробітники
Рейтинг 100%

• Актуальні контактні дані. Пошук по критеріям. Інформація з ким можна зв'язуватися якщо зі співробітником зв'язатися неможливо. Телефони, адреси, пошта, ICQ.
• Індивідуальна інформація: фотографія, дата народження, освіта, навички володіння різними програмами, особисті інтереси, хобі, цитата про себе та ін ..
• Історія роботи співробітника в нашій компанії. Цікаві факти і досягнення в роботі.
• Загальна фотографія всіх співробітників.
• Календар днів народжень співробітників з нагадуванням.

Про компанію
Рейтинг 82%

• Місія компанії. Кредо. Цінності і принципи.
• Історія компанії. Основні етапи росту. "Як все починалося".
• Стратегія розвитку. Бачення розвитку. Цілі компанії. Плани на 1-3 роки.
• Структура компанії. Завдання кожного відділу.
• Малюнок організаційної структури. У цьому малюнку ПІБ (хто до якого відділу відноситься). Зони відповідальності. Сортування за прізвищами і по відповідальності.
• Карта регіонів. Інформація про представництва.
• Партнерські статуси і сертифікати. Конкурентні переваги. Корпоративна інформація для аргументації в переговорах.

Форуми
Рейтинг 82%

• Форуми щодо роботи та форуми на вільні теми.

банк ідей
Рейтинг 76%

• За інновацій в роботі, по оптимізації процесів. З аргументацією.
• Поділ по відділах, і в кожен відділ «закидати» ідеї щодо роботи та відпочинку.
• Для наочності можна зробити кількісну діаграмку по відділах - для змагальності. Добре б ввести невеликий «норматівчік» по мінімуму ідей в місяць :).

Збір матеріалів, розсилки
Рейтинг 76%

• Самі вершки і сенсації з галузі. Новини ринку Росії і зарубіжжя, новини компанії, постачальників, виробників, конкурентів і партнерів.
• Інфо з усіх відділів, щоб співробітники були в курсі, що відбувається в компанії і за її межами. Нехай кожен додає те, що вважає новиною (ну або через PR-менеджера).
• Інформація про акції.
• Потрібна функція, сортування інформації по датах (дуже зручно)
• Розсилки - питання? Потрібно позбирати зв'язок від колег. Що їм цікаво знати? Я б розсилав щотижня новини про те які були справи, хто з якими труднощами зіткнувся і як їх вирішив. Все що не носить наліт секретності. Коли співробітники будуть більше знати про подоланих складнощі, їм буде цікавіше працювати. Це як події в телевізорі - сам не береш участь, але переживаєш.

Графік заходів, календар подій, розкладу
Рейтинг 65%

• Календар подій компанії (які, коли, де). Наприклад, список заходів на найближчий тиждень (з урахуванням того, що він буде оновлюватися щодня).
• Події, значимі для компанії в цілому: захист проектів, впровадження інновацій. Запрошення до участі.
• Корпоративні соціальні заходи.

Професійні блоги співробітників
Рейтинг 65%

• Всі станемо письменниками! Геть ЖЖ і соціальні мережі - все на портал!
• Експертні думки і корисні поради колег. Історії успіхів і невдач. Цікава інформація з різних сфер діяльності: логістика, новинки ринку, тонкощі продажів.

проекти компанії
Рейтинг 65%

• Опис проводяться і планованих акцій і проектів. Тема, мета проекту, відділ, учасники, завдання, терміни проведення: початок, етапи, завершення, стадія. Які документи розробляються, які зміни плануються. У стилі «МС-проджект» - діаграму Ганта.

Фотогалереї
Рейтинг 65%

• Фотоальбом компанії: по датах і по подіям.
• Фотографії учасників семінарів, заходів галузі.
• Фотоальбом важливих подій співробітників - весілля, народження дитини і т.д ..
• Чи не викладати всі фотографії, а тільки найкращі, і не багато, з предпосмотром і підписами.
• Можна фотогалерею поєднати з нашою історією. Наприклад, зробити її у вигляді дерева, що росте :).

просувається продукція
Рейтинг 65%

• Опис напрямків. Цілі до яких прагнемо. Усередині розподіл по продуктових групах. Дерево розділів - для легкого пошуку продуктів.
• Обов'язково повинен бути каталог продукції, яку ми просуваємо: як вона виглядає, схема продажу, акції виробників. Презентації, слайди і папки з інформацією для більшої ефективності самонавчання.
• Потрібні актуальні прайс-листи на всі ці продукти.
• Наші ексклюзивні і не тільки пропозиції.
• FAQ (Frequently Asked Questions) - найбільш поширені питання. Структурована база знань.
• Більше інформації про "вузьких" продуктах, що б не боялися продавати.

бібліотеки документів
Рейтинг 59%

• Документи відображають бізнес-процеси компанії. Чітко структуровані.
• Інформація по виробникам.
• Договору з партнерами, постачальниками.
• Посадові інструкції.
• «Риби», шаблони корпоративних документів: офіційні листи, договори, акти, накази і т.п ..
• Архів документів. Систематизовані добірки.

опитування
Рейтинг 59%

• Актуальними опитування. Опитування пов'язані з якістю.
• Заздалегідь підготувати список можливих тематик і за планом їх встромляти і обов'язково підсумки опитування враховувати в роботі.

Постачальники та клієнти
Рейтинг 53%

Якщо Комерціійний портал буде гідно захищений, це може привести до витоку внутрішньої інформації, що може негативно відбитися на роботі компанії. Вважаю, що інформацію про постачальників викладати не потрібно.

• Виділити найбільш передових партнерів, інформація про них: контакти, як давно на ринку, де є філії, ніж залучають наших клієнтів. Наші домовленості.
• Інформація про клієнтів: регіон, найменування, контакти.
• Співробітництво. Хто, де, і чому нам так добре разом. Відгуки про нашу роботу від постачальників і від клієнтів. Скачав, роздрукував, клієнту приніс :).

E-Learning навчання
Рейтинг 53%

• Теми і зміст навчання, розклад майбутніх навчань.
• Корисні «посібники для навчання», «тренажери». Наприклад, клавіатурний тренажер. Посилання на можливі е-курси.
• Розділ «Новачки». Ідея розділу: відвідують ті, хто на стадії навчання, проходять поетапно випробувальний термін. За розділом стежить наставник і поповнює його навчальним матеріалом, або посиланнями на базу знань або професійний блог.
• Цікаво для регіональних офісів і нових співробітників. Можна було б домовитися з партнерами про закачування аудіо і відео курсів по продуктах. Вводити потрібно обов'язково.

структура сайту
Рейтинг 47%

• Основні розділи порталу. Бажано наочної картою.
• Структура повинна відповідати структурі компанії, щоб співробітник будь-якого відділу зайшов і зрозумів, в якому розділі є інфо для нього, для його посади.
• Максимально зручна, для роботи, щоб можна було легко переходити з одного розділу в інший, по посиланнях. Наприклад, з якої-небудь папки по продукту, можна було б відразу потрапити в папку - технічна підтримка.

вакансії
Рейтинг 47%

• Найсвіжіша інформація про вільні вакансії компанії. По відділах. Постійне оновлення. Бажана дата закриття.
• Вимоги до посади і до кандидата на посаду.
• Бажано, щоб можна було автоматично заповнювати заявки на співробітника через портал через шаблони заявок, які потім би потрапляли нашим HR.
• Можливість зробити відгук якщо є бажання про зміну посади всередині компанії.

Техпідтримка
Рейтинг 35%

• Посилання на сайти або контакти виробників, постачальників, телефони гарячих ліній, із зазначенням з яких питань можна звертатися. Контакти, які можна давати нашим клієнтам, для отримання технічної підтримки.
• Для техпідтримки потрібен окремий проект. Зараз досить хорошою бази знань або гілки в форумі.

Цікаво як може виглядати корпоративний портал в реальності? Ви можете протестувати рішення від 1С-Бітрікс на спеціально створеному для вас демонстраційному сайті.

Теги: інтернет технології, корпоративний портал
Матеріал підготовлений Руденко Володимиром