Поради щодо створення єдиного інструменту для роботи з паперової та електронної первинкою

1. Подібності та відмінності в процесі роботи
2. Відмінності в роботі з паперовими і електронними документами:
3. Як організувати єдиний архів фінансових документів?
4. висновок

29.10.2016

Ми вже давно говоримо про те, як електронні документи щільно входять в життя компаній, особливо це стосується фінансових організацій. Вимоги податкових органів до обміну по телекомунікаційних каналах зв'язку стають все чіткіше, а іноді і жорсткіше. Великі організації не відстають і, переходячи на ЕДО, тягнуть за собою своїх контрагентів.

Якщо повернутися до реальності, багато хто розуміє, що від паперової первинки повністю відмовитися поки не виходить, тому що:

• Контрагентам потрібен час на перехід. У кого-то він триває досить довго (з урахуванням інтеграцій з різними системами, навчання людей), а кому-то спочатку треба просто прийняти думку, що електронні рахунки-фактури - це зовсім не страшно.
• Документи, створені в паперовому вигляді, потрібно зберігати протягом 5 років, і робити це краще правильно .

Виникає питання про те, як вчинити: залишити папір як є і поступово переводити певні види документів в електронний вигляд, або ж зібрати все в одне місце і постаратися організувати паралельну роботу з двома типами документів?

Звичайно, набагато зручніше організувати єдиний архів. Давайте для цього розберемося, які особливості є в процесах роботи з папером і електронним документом.

Подібності та відмінності в процесі роботи

Подібності в тому, що етапи залишаються однаковими: документи в будь-якому випадку потрібно узгоджувати, підписувати, відправляти, контролювати їх повернення, представляти в рамках перевірки в контролюючі органи або готувати в ході претензійної роботи. Що залишається незмінним, так це процес узгодження, так як він проводиться одними і тими ж особами.

Відмінності в роботі з паперовими і електронними документами:

Щоб підписати папір, потрібно її роздрукувати і віднести керівнику. Електронний документ нікуди носити не потрібно, підписання відбувається відразу після узгодження. Відправка Паперовий документ відправляють поштою. ЕД, як правило, відразу після узгодження автоматично йде відправнику. Контроль повернення Паперовий документ може загубитися в дорозі або у контрагента. Після отримання та обробки паперових документів, в разі великого трафіку, можуть виникнути труднощі при занесенні в даних в облікову або ECM-систему. Електронний документ втратити практично неможливо. Він відразу приходять куди потрібно і практично не вимагає обробки. Підготовка до перевірок і подання до контролюючих органів Паперові документи потрібно сканувати і представляти у вигляді сканів. ЕД достатньо вивантажити разом з ЕП (якщо вони були створені за форматами ФНС). Особливості зберігання Оригінали паперових документів в будь-якому випадку потрібно зберігати на папері в спеціальних приміщеннях. Електронні теж зберігаються в оригіналі, саме тому їх не потрібно друкувати, зате потрібно пам'ятати, що крім самого тіла документа, знадобляться електронні підписи (далі - ЕП) та службові документи.

Як видно, є багато нюансів, які варто врахувати при одночасній роботі з папером і електронними документами. Подивимося, як їх можна відобразити в нашій системі для організації єдиного архіву первинних облікових документів.

Як організувати єдиний архів фінансових документів?

При організації єдиного архіву потрібно врахувати всі відмінності в процесах роботи з первинними документами, тому пройдемося по вже виділених особливостей.

1. Підписання. Документи підписуються після узгодження. Майбутній паперовий документ спочатку краще створювати безпосередньо в системі в електронному вигляді (наприклад, у форматі .doc або .xls), тут же його рекомендується узгодити, а потім повідомити відповідального співробітника, що узгодження пройшло успішно, і можна друкувати паперовий оригінал документа, а далі передавати його на підписання.


2. Відправлення. Тут в будь-якому випадку завдання отримує відповідальний співробітник, який або кладе роздрукований документ в конверт і передає кур'єру, або натискає кнопку «Відправити» в електронному сервісі.


3. Контроль повернення. Насправді, принцип один: якщо протягом заданого часу від контрагента немає відповіді, то пора бити тривогу і з'ясовувати причини мовчання. Для цього можна налаштувати механізм відправки, щоб відповідальний отримав завдання і організував повернення документа.


4. Коли відповідь прийшла, його треба обробити. З електронними документами як завжди все просто: відповідь відразу приходить в систему, і закріплений людина отримує повідомлення про це. З папером по-іншому. Потрібна можливість оперативно отримувати інформацію по що прийшов відповіді, знайти вихідний документ в системі і занести відсканований оригінал, вже підписаний з двох сторін. У цьому допоможе штрих-код, який ставиться на документ ще перед друком для відправки контрагенту, а після повернення під час сканування за нього буде знайдений відповідний документ в системі.


5. Обробка вхідних документів. Як ми вже говорили, електронні документи відразу потраплять в систему. Паперові, якщо їх не дуже багато, зручні цифрові і занести в систему, а після заповнити по ним картки. Якщо входять трафік великий, то потрібні додаткові інструменти: потоковий сканер і програма для розпізнавання реквізитів документа, завдяки чому система зможе отримати потрібні дані для автоматичного формування картки і занесення сканованих образів.



6. Особливості зберігання. У цій частині, мабуть, найбільші відмінності, так як відрізняються самі принципи. Правила зберігання електронних документів:

   • необхідно зберігати документ в тому форматі, в якому він прийшов;
   • обов'язково потрібно зберігати електронні підписи, поставлені під документами;
   • обов'язково потрібно зберігати отримані і відправлені службові документи (підтвердження, повідомлення), якщо вони передбачені законом.

   Тільки при дотриманні всіх умов можна говорити про правильному зберіганні електронного документа, що при необхідності дозволить підтвердити його цілісність та незмінність, наявність потрібних підписів і відповідність регламенту обміну. Це означає, що система повинна вміти зберігати всі електронні документи та їх атрибути, відкривати, переглядати, давати можливість перевіряти всі підписи і вивантажувати.

   

   Головне правило зберігання паперових документів - навіть якщо є скан або копія документа, то оригінал зі справжніми підписами не можна знищувати. У будь-якому випадку потрібен справжнісінький, традиційний архів, в якому документи будуть розташовані в коробах і папках. Виходить, система не може зберігати самі паперові документи, але вона може допомогти в роботі з ними:

   • Основна робота всередині компанії повинна вестися тільки з електронними копіями, тобто папір бачать лише ті, хто її друкують, отримують або підписують. Всі інші бачать тільки скан, сам же документ спокійно зберігається в архіві. Це допомагає уникнути втрат і псування паперового оригіналу, дозволяє працювати з документом кільком особам одночасно.
   • Підтримка Позаофісне зберігання полягає в тому, щоб перед відвідуванням архіву заздалегідь знати, де лежить документ, а також контролювати, ким і коли він був вилучений і повернений назад. Система допомагає фіксувати цю інформацію. Якщо нам потрібен паперовий оригінал, то спочатку можна подивитися, в якому конкретно коробі і справі він лежить, не взяв його вже хтось інший і тільки після цього впевнено йти в архів.
   
   

7. Подання до податкової. Документи ми зберігаємо не тільки для себе, особливо первинні. Часто їх потрібно подавати до податкових органів в рамках камеральної, виїзної або зустрічної перевірки, і, як правило, робити це потрібно оперативно. Система повинна допомагати в пошуку і вивантаженні документів. У будь-якому випадку, документи потрібно спочатку знайти за певними критеріями, наприклад, за періодом дат, контрагенту і виду документа. Але просто знайти потрібні документи мало, їх потрібно роздруковувати або вивантажувати , І тут правила для паперових і електронних документів вже різняться.

   Якщо уявлення відбувається на папері, то всі знайдені скани і електронні документи потрібно просто роздрукувати, завірити і представити. Для цього в системі повинен бути спеціальний інструмент, який дозволить не відкривати кожен окремий документ, а знаходити їх все відразу і відправляти на принтер.

   Якщо ж уявлення відбувається в електронному вигляді, то паперові документи потрібно зберігати у вигляді сканів з певним форматом (TIF, JPG, PDF, PNG) і вимогою до картинки (чорно-біле зображення з роздільною здатністю відсканованого документа не менше 150 і не більше 300 точок на дюйм з використанням 256 градацій сірого кольору). Електронні документи, створені за форматами ФНС, потрібно просто вивантажити в оригінальному форматі з усіма електронними підписами. Варто пам'ятати, що якщо документи були створені в електронному вигляді, але не за форматами ФНС, представляти їх потрібно на папері.

висновок

Як ми бачимо, різниця в роботі з паперовими і електронними документами є. Але використання єдиної системи для роботи з ними дозволяє в великій мірі уніфікувати роботу, зробити її простою і ефективною. Тому, якщо компанія з великим потоком документообігу починає переходити на електронний документообіг і задається питанням про те, чи варто переглядати роботу з паперовими документами, відповідь напрошується сам собою - звичайно, варто. Тим більше, що на ринку вже є рішення , Які допомагають поєднати роботу з двома потоками документів.

Ми розібрали найзагальніші і основні нюанси і відмінності роботи з паперовими і електронними первинними обліковими документами. А які особливості є у вас?

Анастасія Щепина, аналітик Synerdocs